Waarom bijna elk D365-traject toch met maatwerk eindigt, en wat dat vraagt van je team

Bij de start van vrijwel elk D365-traject wordt dezelfde belofte uitgesproken: we blijven zo dicht mogelijk bij standaard. Dat is geen loze uitspraak, iedereen aan tafel meent het oprecht op dat moment. Maar in de gesprekken die ik voer, met zowel opdrachtgevers als consultants, zie ik een patroon dat zich keer op keer herhaalt: die intentie houdt zelden tot het einde stand. En dat heeft directe gevolgen voor het soort profiel dat een team nodig heeft, gevolgen die bij de start van het traject zelden worden meegenomen in de personeelsplanning.

Waarom de intentie het niet redt

Drie oorzaken komen het vaakst terug. Ten eerste een bedrijfsproces dat net niet één op één aansluit op de standaardconfiguratie, en waar geen van de stakeholders bereid is het eigen proces aan te passen aan het systeem in plaats van andersom. Ten tweede prestatieproblemen: bij hogere transactievolumes of complexere integraties lopen standaard API's tegen grenzen aan, en kiezen technische teams er dan bewust voor om een eigen extensie te bouwen die wel de gewenste performance haalt. Ten derde gewoon gewoonte: een aanpassing die ooit is doorgevoerd om een tijdelijk probleem op te lossen, en die niemand meer durft weg te halen omdat niemand meer precies weet waarom hij er nog steeds is. Dat patroon ken je misschien van een migratie vanaf een oudere omgeving, maar het speelt net zo goed bij een greenfield-implementatie die een paar jaar draait.

Het profiel dat hierdoor ontstaat, maar zelden expliciet wordt gezocht

Een team dat standaard implementeert en een team dat vervolgens maatwerk moet bouwen en onderhouden, vraagt niet om dezelfde vaardigheden. Toch wordt bij de start van een traject bijna altijd geworven op het eerste profiel: functionele configuratie-ervaring, kennis van de standaardmodules, ervaring met een vergelijkbare implementatie. De vraag naar iemand die zelfstandig een prestatie-geoptimaliseerde extensie kan ontwerpen en bouwen, komt er vaak pas bij als het probleem zich al heeft voorgedaan. Op dat moment is de zoektocht naar zo iemand een stuk lastiger, simpelweg omdat er dan tijdsdruk bij komt.

Diezelfde dynamiek speelt bij een rol die in de praktijk continu wordt vervuld, maar zelden als aparte functie wordt uitgevraagd: iemand die per aanpassing de knoop doorhakt tussen standaard aanhouden of toch afwijken, en die overziet wat de optelsom van die keuzes betekent voor toekomstig onderhoud en upgrades. Bij veel opdrachtgevers wordt die rol impliciet ingevuld door de meest ervaren consultant op het project, zonder dat er ooit expliciet op is geworven of dat er budget voor is vrijgemaakt.

Wat dit betekent voor de samenstelling van je team

Wie dit patroon vooraf erkent, kan er in de personeelsplanning rekening mee houden in plaats van er halverwege het traject door verrast te worden. Dat betekent niet dat je bij elke implementatie meteen een dure extensiebouwer moet aannemen, wel dat je bewust een knop hebt om aan te draaien zodra blijkt dat standaard het niet redt, in plaats van dan pas te beginnen met zoeken.

Wat dit betekent voor jou

• Als opdrachtgever: reserveer bij de start van een implementatie niet alleen budget voor configuratie, maar hou ook rekening met de kans dat een deel van het proces toch maatwerk wordt. Dat scheelt een vervelende discussie halverwege het traject.
• Als opdrachtgever: benoem expliciet wie de bevoegdheid heeft om te beslissen wanneer van standaard wordt afgeweken, en leg die keuzes vast. Zonder dat eigenaarschap stapelen kleine uitzonderingen zich op zonder dat iemand het overzicht behoudt.
• Als consultant met technische bagage: als je naast functionele kennis ook zelf prestatie-geoptimaliseerde extensies kunt ontwerpen en bouwen, maak dat expliciet in je profiel. Dat is een combinatie die opdrachtgevers vaak pas laat in het traject actief gaan zoeken, wat je onderhandelingspositie sterker maakt.
• Als opdrachtgever: wacht niet tot een prestatieprobleem zich voordoet om naar dit type profiel te zoeken. De consultants die dit goed kunnen, zijn schaars en niet actief op zoek naar een nieuwe opdracht op het moment dat jij ze nodig hebt.
• Als consultant: de rol van "iemand die overziet wanneer afwijken van standaard verstandig is" bestaat vaak al in de praktijk, ook als hij niet zo heet. Vervul je die rol, laat dat dan expliciet terugkomen in je cv en in gesprekken, in plaats van het te verstoppen onder een generieke functionele titel.